Hea Tava

IMS hea tegutsemise tava

EST 1. Töötegemise kord

 1.1.  Labori liikmelt (töötaja, doktorant, tudeng) eeldatakse:
   1.1.1 ohutus- ja kasutusjuhendite järgimist;
   1.1.2. üldtunnustatud käitumisnormide järgimist austades seejuures igaühe isiklikku ruumi ja isiklikke moraalipiire;
   1.1.3. hoolivat, säästlikku ja heaperemehelikku suhtumist töövahenditesse ja töökohta;
   1.1.4. töökoha korrasoleku tagamist mõistlikkuse piires, et see ei häiriks sama ruumi kasutavaid inimesi;
   1.1.5. mõistmist, et tööle on lubatud lapsi ja lemmikloomi kaasa võtta ainult äärmisel vajadusel;
   1.1.6. koostöö tegemist teiste labori liikmetega, neile vajadusel abi pakkumist ning hoidumist tegudest, mis takistavad teistel labori liikmetel kohustuste täitmist või kahjustavad teiste labori liikmete, koostööpartnerite või kolmandate isikute vara, mainet või huve;
   1.1.7. kolleegide regulaarset kursis hoidmist oma töögraafikuga kasutades köögis asuvat tööajatahvlit ning täiendavalt programmi Google Calendar;
   1.1.8. tööpäeviti tööaja sees kolleegidele kättesaadavust telefoni, e-maili ja Slacki teel nii arvutis kui telefonis. Välja arvatud juhtudel, kui labori liige on lähetuses – sel juhul tuleb hoida end kolleegidele kättesaadavana vähemasti e-maili teel ning vastata mõistliku aja jooksul;
   1.1.9. regulaarset enda ja/või oma meeskonna tegevuste uuendamist avalikes kanalites nagu IMS-i koduleht, tehnoloogiainstituudi koduleht, ORCID, ETIS, Scopus, Google Scholar jne, ning nõuab seda ka enda töörühma kaaslastelt ja õpilastelt;
   1.1.10. iganädalastel labori koosolekutel või koolitustel osalemist;
   1.1.11. artiklite kirjutamiseks või esitluste tegemiseks programmide MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, Google Docs, Google Sheets ja Google Slides oskuslikku kasutamist;
   1.1.12. dokumendihalduseks ja -vahetuseks programmide Google Drive, OneDrive, Dropbox või TÜ Nextcloud kasutamist;
   1.1.13. koosolekute korraldamiseks programmide Doodle ja/või Google Calendar kasutamist.
 1.2. Töö dokumenteerimine ja IMS wiki koduleht
   1.2.1. Andmete ja dokumentide säilitamisel järgitakse labori andmehaldusreegleid ning ülikooli juhiseid.
   1.2.2. Labori liige kohustub tööandmetest omama varukoopiat vastavalt andmehaldusreeglitele ning vajadusel säilitama neid väljaspool tööruume.
   1.2.3. Kõik labori liikmed on kohustatud omama ameti veebilehte IMS wikis, kus on avaldatud tema nimi, tegevuse lühikirjeldus, telefoninumber ning e-maili aadress. Lisaks ka vähemalt üks pilt eestvaates, mis sisaldab katmata nägu.
   1.2.4. Soovitatav on kasutada @ut.ee emaili aadressi.
                   	

2. Töö- ja puhkeaeg

 2.1. Tööaeg on määratletud töölepingus ja/või vastavalt kokkulepetele töö korraldajaga. Tihti on selleks märgitud iseseisev otsustuspädevus, mis tähendab seda, et labori liige lähtub heast tavast ning valib oma töö teostamiseks sobiliku aja ise. Suurem osa labori liikmeid on laboris kohal tööpäeviti vahemikus kell 10-16, mis on ka soovituslik töökohal viibimise aeg tagamaks interaktiivse suhtluse ja efektiivse koostöö kolleegidega.
 2.2. Vastavalt seadusele on ettenähtud teatud arv puhkepäevi, mida võib kasutada vastavalt vajadusele ning tööprotsessi mitte halvavalt kokkuleppel sama projekti kaastöötajatega. Puhkuse ajal eeldame, et labori liige ei ole igapäevaselt kättesaadav. Ametitelefoni olemasolul vastab laboriliige olulistele teadetele 24h jooksul või mõistliku aja jooksul.
 2.3. Labori liige märgib oma aktiivse puhkuse tööajatahvlile või teavitab sellest oma  lähimaid kolleege ning administratiivjuhti mõne muu suhtlusvahendi kaudu (nt Slack, e-maili vm).
 2.4 Pikaajaline töötamine üle 60 tundi nädalas pole lubatud.
 2.5 Teiste inimeste vaba aega tuleb austada ning ilma tungiva põhjuseta mitte jagada tööülesandeid, mida pole võimalik tähtajaks tööajaga ära teha.
 2.6 Pikemaajalise tööülesande korral vastutab enda ajajaotuse ning tähtajaks töö eduka lõpetamise eest töötaja ise.

3. Töökorralduste andmise kord

 3.1. Üldjuhul annab töökorraldusi lepingujärgne otsene juht. Kui labori liige osaleb mitmes projektis, millel on erinevad juhid, siis projekti raames annab korraldusi vastutav juht. Laboritöötaja kooskõlastab erinevad arvamused ning omab õigust langetada iseseisvaid otsuseid, need eelnevalt kooskõlastades, oma pädevuse piires.
 3.2. Labori liikme ülesanne on anda juhised tema juhitud projekti raames laboris tegutsevatele tudengitele ja teadlastele.

4. Ühisruumide kasutamine

 4.1. Tööruumides, kus töötab mitu inimest, tuleb lähtuda konsensuslikult heast tavast ning olla teadlik võimalikust tekitatud mürast, et hoida töökeskkond vaikse ja rahulikuna. Telefoniga rääkimiseks või nõupidamiseks on soovitav kasutada nõupidamisruume, lifti esist puhkeala, kööki või muid hetkel vabu ruume.
 4.2. Labori liikmel on õigus kasutada köögiseadmeid (kohvimasin, külmkapp, sööginõud, mikrolaineahi, laud jms) ja muid puhkevahendeid, kui nende kasutamise järgselt on tagatud puhtus.

5. Labori liikmete tunnustamine

 5.1. Labori töötajatel on õigus kiita oma kolleegi ja teha komplimente.
 5.2. Labori töötajate isiklikke tähtpäevi tähistatakse ühiselt. Inimesel on õigus selle tähistamisest keelduda.

6. Konfidentsiaalsus

 6.1. Avaldamata või patenteerimata andmed ning töömeetodid, samuti töövahendid, on konfidentsiaalne info, mille avaldamine kolmandatele osapooltele on keelatud.
 6.2. Sõlmitud NDA-dega kolmandate osapoolte poolt avaldatud info avalikustamine on keelatud.
 6.3. Konfidentsiaalsete dokumentide hävitamine
    6.3.1. Tundlikud paberkandjal dokumendid on võimalik hävitada kasutades paberipurustajat.
 6.4. Labori liige peab oma töö otsesele korraldajale (juhendaja, struktuuriüksuse juht) võimaldama ülevaadet tööruumides teostatavate projektide/eksperimentide sisu üle (sealhulgas kaasnevad tervislikud/keemilised/bioloogilised/juriidilised/eetilised riskid).
 6.5. Panusega projekti kaasneb kaasautorlus vastavas artiklis või patendis.
 6.6. Labori liige vastutab enda poolt kasutatavate arvutite turvalisuse eest. Kasutatakse vaid turvalisi, minimaalselt 12 tähemärki sisaldavaid, paroole. Paroole vahetatakse vähemalt kord aastas ning sama parooli ei tohi kasutada rohkem kui kahes infosüsteemis.
 6.7. Üldkasutatavates ruumides ja laborites võib olla paigaldatud avalikke või varjatud turvakaameraid, mille salvestusi kasutatakse vaid mingi intsidendi (asjade kadumine, koristamata jäetud ja määrdunud esemed, purunenud vahendid jne) lahendamiseks.

7. Külaliste vastuvõtmine ja nende liikumine majas

 7.1. Ruumidesse, mis on ligipääsetavad üksnes isikustatud uksekaardiga, on teisi inimesi lubatud lasta ainult põhjendatud juhtudel.
 7.2  Uksekaardita inimese labori ruumidesse lubamiseks, sh maja või korruse uksest, on mõistlik nõuda inimese poolt enda tutvustamist ning saabumise põhjuse küsimist. Tundmatu inimese avastamisel tööruumidest tuleb toimida samamoodi.

8. Suitsetamine ja alkohol

 8.1. Labori liige peab järgima konkreetse hoone ettekirjutusi ja võib suitsetada üksnes selleks ettenähtud kohtades.
 8.2. Üldjuhul tööruumides alkoholi ei tarbita.
 8.3. Narkootiliste ainete tööruumidesse toomine, kasutamine ning hoiustamine on rangelt keelatud.
 8.4. Tööruumides alkoholijoobes olemine on taunitav.

9. Üldised töökaitse ja tuleohutuse juhised

 9.1. Labori liige vastutab, et on tutvunud tööruumides kehtiva korraga.
 9.2. Labori administratiivjuht vastutab, et labori liikmed on vastavad kinnitused kirjalikult allkirjastanud ning säilitatud neid korrektselt.
 9.3. Ligipääsuloata tööruumide kasutamine on keelatud. Vajadusel saab ligipääsu taotleda enda juhendajalt, kes teavitab vajadusest IMS labori administratiivjuhti.

ENG 1. Work procedure

 1.1. A member of the lab is expected to:
   1.1.1. follow the safety and operating instructions;
   1.1.2. compliance with generally accepted standards of conduct, while respecting everyone's personal space and personal moral boundaries;
   1.1.3. be caring and thrifty towards one’s work tools and workplace;
   1.1.4. ensure workplace tidiness within reason so that does not bother other people using the room;
   1.1.5. understand, that children and animals are only allowed at work if it’s absolutely necessary;
   1.1.6. co-operate with other lab members, offer them help if needed and refrain from doing activities that might prevent others from doing their work or damage the assets, reputation or interests of third parties;
   1.1.7. keep colleagues posted about one’s work schedule using the board of working time and in addition Google Calendar;
   1.1.8. be available at work days during working hours by phone, email and Slack (Slack in phone and computer). Except while one is on a business trip – in that case one must keep themselves available by at least email and respond within reasonable time;
   1.1.9. regularly update one’s and/or one’s team’s activities on the IMS website, the website of the institute of technology, ORCID, ETIS, Scopus, Google Scholar, etc. and also to demand it from one’s members of the group work and students;
   1.1.10. attend the weekly lab meetings or workshops;
   1.1.11. skillfully use MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, Google Docs, Google Sheets and Google Slides for article writing or presentation making;
   1.1.12. use Google Drive, OneDrive, Dropbox or UT NextCloud for document management and exchange;
   1.1.13. use Doodle and/or Google Calendar to organize meetings.
 1.2. Work documentation and IMS wiki web
   1.2.1. Follow the rules of Data Management Plan and the guidelines from the university when storing data and documents.
   1.2.2. A lab member must have a backup copy of his work data according to Data Management Plan and in case of need, store them outside the workspace.  
   1.2.3. All lab members must have personal site on IMS wiki, which includes his name, a short description, phone number and e-mail address. In addition there must be at least one front view photo of the person without the face being covered.
   1.2.4. It is recommended to use the @ut.ee address.

2. Working and rest time

 2.1. Working time is set in the employment contract and/or according to agreements made with the work organizer. Often it is marked as independent decision making which means that the lab member acts on common sense and has the right choose his working time. Most of the lab members are present in the lab on working days at 10am-4pm which is also the recommended time spent in the workplace in order to ensure interactive communication and effective collaboration with colleagues. 
 2.2. According to the Estonian law there are set days of vacation which can be used when needed while keeping in mind that it won’t affect the work process negatively and in agreement with co-workers. During vacation it is expected that the lab member is not available daily. If a lab member has a company phone, he should answer important messages within 24 hours or within reasonable time. 
 2.3. A lab member is expected to mark his active vacation on the work time table or to notify his closest colleagues and the head of administration by other means of communication (e.g Slack or e-mail).
 2.4. It is not allowed to work more than 60 hours per week. 
 2.5. Other’s free time must be respected and work assignments, that can’t be done by the deadline within working hours, can’t be assigned without urgent need. 
 2.6. In case of a long-term work assignment, a lab member is solely responsible for his time management and that the work is done successfully by the deadline.

3. Work assignment procedure

 3.1. In general, work is assigned by the direct manager assigned in the employment contract. In case a lab member takes part in multiple projects with different managers, assignments within a project come from its responsible manager. 
 3.2. A lab member’s responsibility is to give assignments within his project to students and scientists working in the project.

4. Using shared rooms

 4.1. In rooms with multiple people working one must follow consensual common sense and be aware of possible noise made in order to keep the work environment quiet and tranquil. It is recommended to use meeting rooms, the rest area in front of the lifts, kitchen or other free rooms for phone calls or meetings. 
 4.2. A lab member has the right to use the kitchen appliances (coffee machine, refrigerator, dishes, microwave, table, etc) and other means for resting if he makes sure they stay clean after use. 

5. Recognizing lab members

 5.1. Lab members have the right to compliment and praise their colleague.
 5.2. Lab member’s personal anniversaries are celebrated together. A person has the right to refuse from the celebration. 

6. Confidentiality

 6.1. Unpublished or unpatented data and work methods including work resources are confidential information and is forbidden to disclose to third parties. 
 6.2. With signed NDA-s it is forbidden to disclose information given from third parties.
 6.3. Destroying confidential documents
   6.3.1. A paper shredder can be used to destroy sensitive documents on paper. 
 6.4. A lab member must provide an overview of the contents (including possible health/chemical/biological/legal/ethical risks) of projects done in working rooms to his direct work assigner (supervisor, manager).
 6.5. Contributing to an article or patent gives co-authorship to it.
 6.6. Every lab member is responsible for the security of the computers he uses. Only a minimum of 12 letter secure passwords must be used. Passwords get changed at least once a year and the same password mustn’t be used in more than two data systems. 
 6.7. In shared rooms and laboratories there are public and hidden cameras which recordings are used only to solve an incident (disappearance of an item, items left dirty or untidy, items that have been broken, etc.).

7. Reception of quests and their movement in the building

 7.1. Letting other people into rooms, that are only accessible with a personalized keycard, is allowed only if it’s reasonable.
 7.2. Before letting a person into the lab’s rooms, either through the door of the building or the door of a floor, it is wise to ask the person to introduce themselves and ask the reason of their arrival. In case one finds a stranger wandering in the workplace, act as described before.

8. Smoking and alcohol

 8.1. A lab member must follow the rules of the building and can only smoke in specified places. 
 8.2. In general, alcohol is not consumed in the workplace.
 8.3. It is forbidden to bring in, use or store narcotics in the workplace. 
 8.4. Being intoxicated in the workplace is reprehensible.

9. General work safety and fire safety guidelines

 9.1. A lab member is responsible for being acquainted with regulations in the workplace.
 9.2. The head of administration is responsible that lab members have signed the regulatory documents and for storing the documents correctly. 
 9.3. It is forbidden to use work rooms without the permission of access. Access can be asked from one’s supervisor who then apprises the head of administration in IMS lab.